Vì thế, nếu muốn cải thiện dịch vụ, hãy bắt đầu bằng một câu hỏi đơn giản nhưng có sức mạnh thay đổi rất lớn: “Anh/chị thấy dịch vụ/sản phẩm/trải nghiệm vừa rồi thế nào?”

1. Chủ động hỏi – Đừng chờ đợi lời than phiền

Thay vì đợi đến lúc khách hàng không hài lòng mới vội vàng xử lý, hãy chủ động hỏi để ngăn ngừa vấn đề từ sớm.
Câu hỏi không cần phức tạp, có thể là “Em vừa gửi thông tin, anh/chị xem giúp và cho em biết nếu có gì chưa rõ nhé.” hay “Chị thấy nội dung này có dễ hiểu không ạ?”
Câu hỏi đúng lúc sẽ khiến khách hàng có cảm giác được quan tâm, – và cũng mở ra cánh cửa để bạn lắng nghe “tâm tư” sâu hơn từ phía khách hàng.

2. Ghi nhận phản hồi – Không chống chế, không đổ lỗi

Một phản hồi dù tích cực hay tiêu cực đều là những ý kiến quý giá để cải thiện chất lượng. Nhưng điều quan trọng hơn cả là cách bạn tiếp nhận nó.
Đừng phản ứng kiểu: “Dạ, nhưng cái này là do bên khác làm…”, hãy thử: “Em hiểu rồi ạ, em sẽ kiểm tra lại để điều chỉnh cho phù hợp hơn.”
Lắng nghe để hiểu, không phải để phản bác. Việc khách dành thời gian góp ý nghĩa là họ đang tin bạn có thể làm tốt hơn.

3. Cải tiến từ phản hồi – Đừng chỉ “nghe rồi để đó”

Không ít người nghe phản hồi… chỉ để ghi nhận. Nhưng khách hàng sẽ thực sự hài lòng khi thấy bạn thay đổi sau phản hồi đó.
Ví dụ: Sau khi có ý kiến rằng cách truyền đạt thông tin sản phẩm còn khó hiểu, bạn tìm cách truyền tải khác để bắt đầu trình bày rõ ràng hơn (phân cấp nội dung, tóm tắt,...)
Phản hồi khách hàng là bản đồ để cá nhân và cả doanh nghiệp đi đúng hướng. Muốn phục vụ tốt hơn, hãy hỏi, hãy lắng nghe. Chất lượng dịch vụ không đến từ khẩu hiệu, mà từ cách mỗi người sẵn sàng lắng nghe, điều chỉnh và không ngừng hoàn thiện từ những góp ý chân thành.